Pošaljite e-poštu svim zaposlenima dajući im do znanja da medijska organizacija shvata nasilje na internetu veoma ozbiljno. Ova mera je važna za izgradnju poverenja u redakciju. Šalje dve važne poruke: prvo, pomaže da se demistifikuje široko rasprostranjeno osećanje među novinarima da je biti meta zlostavljanja na društvenim mrežama nova normalnost; i drugo, daje novinarima osećaj sigurnosti da će ih medijska organizacija podržati.
Elementi internog memoranduma:
• Posvećenost tome da kompanija ozbiljno shvata uznemiravanje novinara na internetu i da novinari treba da se osećaju slobodnim da prijavljuju napade.
• Informacije o politici kompanije o uznemiravanju na internetu i alatima i protokolima koje je kompanija kreirala za rešavanje ovog problema.
• Izjava da kompanija izražava saosećajnost po ovom pitanju i da se od menadžera očekuje da budu predusretljivi kada novinari prijave napade.
• Poruka da napadi na novinare ne nanose štetu kompaniji u meri u kojoj štete novinarima. U nekim slučajevima, novinari mogu smatrati da ako su napadnuti na internetu, nanose štetu brendu, što stvara ogromno psihološko opterećenje i može ih sprečiti da prijave napade.
• Poruka koja podstiče novinare da otvoreno govore o napadima kako bi se smanjio uticaj napada (kultura otvorenosti i deljenja). Memorandum treba da jasno kaže da traženje podrške u slučaju uznemiravanja na internetu nije sramota i da novinari ne moraju da budu toliko „jaki“ da odbiju da prijave ozbiljne pretnje (menjanje kulture).
Šaljite ovaj memorandum najmanje tri puta godišnje, a dodatno tokom političke krize ili građanskih nemira ili uoči izbora.