Kao deo procesa registracije, preporučljivo je zamoliti korisnike da pročitaju i prihvate sledeća dva dokumenta:
- Uslovi korišćenja uključuju sve relevantne informacije o tome kako će vaša medijska kuća čuvati i koristiti sve informacije koje vam korisnici daju kao deo njihove interakcije sa vašim veb sajtom. Pobrinite se da pružite dovoljne garancije da će njihovi lični podaci biti bezbedno pohranjeni, da neće biti dati trećim licima i da se neće koristiti u marketinške svrhe. Takođe, obavestite svoje korisnike o tome kako mogu u potpunosti da izbrišu svoje podatke iz vašeg sistema. Uslovi korišćenja će takođe tražiti od korisnika da pristanu da se odreknu svake odgovornosti medijske kuće koja proizilazi iz njihovih komentara i njihove interakcije sa vašim veb sajtom. Iskoristite uslove korišćenja da predstavite vrednosti svoje organizacije i šta očekujete od svojih korisnika, posebno: poštovanje prema onima koji imaju drugačije ideje i mišljenja; nema napada ad personam, posebno napada na novinare, koji se neće tolerisati; i nema komentara koji mogu doprineti nasilju, mržnji ili diskriminaciji zaštićenih grupa. Uslovi korišćenja treba da podstaknu korisnike da izraze podršku novinarima koji su napadnuti. Uverite se da pravni stručnjak pregleda ovaj dokument.
- Smernice zajednice su ključno sredstvo i za korisnike i za moderatore. Trebalo bi da sadrže jasne informacije o kriterijumima koje komentari korisnika moraju da ispune, kao što su relevantnost, poštovanje, jasna formulacija, puno poštovanje važećih zakona, bez izjava koje sadrže diskriminatorni jezik, itd. Smernice zajednice treba da naglašavaju da je kritika dobrodošla, ali se neće tolerisati agresivni, preteći i uvredljivi komentari. Posebno, Smernice zajednice treba da podstiču korisnike da izraze komentare i kritike o sadržaju bilo kog članka ili drugih komentara, ali da se uzdrže od direktnog napada na novinare i druge korisnike.
Smernice zajednice treba da ponovo naglase vrednosti navedene u Uslovima korišćenja i podstaknu korisnike da podrže takve vrednosti, uključujući nultu toleranciju prema uvredljivim i pretećim napadima na novinare. Korisnici treba da se podsećaju na Smernice zajednice svaki put kada postave komentar. Moderatori takođe treba da se redovno pozivaju na Smernice zajednice kada obaveštavaju korisnike da je njihov sadržaj uklonjen ili kada intervenišu u konverzaciji o potencijalno zapaljivim temama.
Možda biste želeli da uključite i odeljak sa često postavljanim pitanjima (FAQ) koji korisnicima daje dodatne informacije o vašoj strategiji i procesima moderacije. Na primer, možete da razmislite o tome da obavestite korisnike koji komentari su prethodno moderirani (ako ih ima) i koji su naknadno moderirani, da ih obavestite zašto mogu da komentarišu neke članke, a druge ne, ili da objasnite da ako krše Smernice zajednice, njihovi nalozi mogu biti privremeno suspendovani.